Tietosuoja­seloste

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Huoltaja-säätiön

• Apuraharekisteri 
• Hallituksen ja toimikuntien jäsenten henkilörekisteri
• Seminaarien ja tapahtumien osallistujarekisteri
• Sidosryhmien ja yhteistyötahojen sähköpostirekisteri 
• Sopimusrekisteri 
• Säätiön vuokra-asuntojen asukasrekisteri
• Uutiskirjeiden sähköpostirekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Apurahan hakijoista tallennetaan hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahansaajan selvitys apurahan käytöstä. Tiedot saadaan apurahan hakijoilta itseltään.

Jos apurahaa ei myönnetä, rekisterinpitäjä käsittele apurahahakijoiden ja heidän suosittelijoidensa henkilötietoja korkeintaan vuoden ajan laskettuna siitä, kun rekisteröity on tehnyt apurahahakemuksen säätiölle.

Nimetty työntekijä tallentaa apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksamiseen liittyvät tiedot. Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen

Rekisterinpitäjä säilyttää apurahan saajien henkilötietoja vähintään kymmenen vuotta apurahan maksamisen jälkeen. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä poistaa tiedot. 

Hallituksen ja toimikuntien jäsenten henkilörekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana. Rekisteröidystä kerätään etu‐ ja sukunimi, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään ja tiedot ovat säätiön sisäisessä käytössä.  

Seminaarien ja muiden tapahtumien osallistujarekisteriin kerätään osallistujan nimi, työpaikka ja sähköpostiosoite. Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään ja hävitetään tapahtuman jälkeen. 

Sidosryhmien ja yhteistyötahojen sähköpostirekisteriin kerätään yhteystiedot yhteydenottojen perusteella. Rekisteriä käytetään työtehtävien hoitamiseen. Sähköpostiosoitteita ei luovuteta ulkopuolisille. 

Sopimusrekisteriin kootaan yhteistyö- ja palvelusopimuksia. Rekisteriin kerätään sopimusosapuolien yhteystiedot ja sopimusten sisällöt. 

Säätiön vuokra-asuntojen asukasrekisteriin kootaan vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot, kuten vuokrasopimukset. Ne sisältävät perustiedot vuokralaisista, joita ovat nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Henkilötietoja käsitellään vuokrasuhteen hallinnoimiseksi ja hoitamiseksi. Tietoja käytetään mm. vuokrareskontran ylläpitoon ja asumiseen liittyvän informaation lähettämiseen. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat on tallennettu sähköiseen arkistoon, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka  tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Paperitulosteina säilytettävät tiedot säilytetään lukitussa tilassa. 

Uutiskirjeiden sähköpostirekisteriin kootaan uutiskirjeiden tilaajien nimi ja sähköpostiosoite. Tiedot saadaan uutiskirjeiden tilaajilta itseltään. Huoltaja-säätiö käyttää uutiskirjeiden postituksessa Mailchimp®-palvelua. Tilaaja voi koska tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen jokaisesta uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.

Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen 

Henkilötietoja luovutetaan Huoltaja-säätiön taloushallinnon tehtäviä hoitavalle tilitoimistolle apurahojen, palkintojen, palkkojen, palkkioiden ja vastaavien maksamiseksi sekä säätiön omistamien vuokrahuoneistojen vuokrien laskuttamiseksi vuokralaisilta. Viranomaisille tietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön  perusteella. 

Huoltaja-säätiön verkkosivut www.huoltaja-saatio.fi sisältävät ns. yhteisöliitännäisinä Facebookin ja Twitterin. Yhteisöliitännäiset on sulautettu osaksi verkkosivustoamme, mutta niiden toiminnallisuus ja sisältö tulevat kolmannelta osapuolelta. Osa yhteisöliitännäisistä voi myös mahdollistaa kolmansien osapuolten kerätä tietoa palveluiden käytöstä, mikäli käyttäjä on kirjautuneena kyseiseen palveluun. Jos käyttäjä on kirjautunut ulos tai jos käyttäjällä ei ole kyseisen palvelun käyttäjätiliä, käyttäjän selain/laite lähettää rajoitetumpia tietoja.  Käyttäjä voi tutustua Facebookin tietosuojaa koskeviin ehtoihin täällä ja Twitterin ehtoihin täällä.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin ja tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietojen säilyttämisajoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään siihen saakka, kunnes käyttötarkoitus on saavutettu. 

Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin kuukauden kuluessa pyynnön  vastaanottamisesta ja määräaikaa voidaan tietyin edellytyksin jatkaa. Tiedot toimitetaan sovitulla  tavalla.  

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty  soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja  muut yhteydenotot tulee tehdä tietosuojaselosteen alussa mainitulle  säätiön yhteyshenkilölle sähköpostitse tai kirjeitse.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön tai henkilötietojen keräämisen perusteiden muuttuessa. Tämä  tietosuojaseloste on julkaistu alun perin 28.5.2018 ja sitä on päivitetty 31.3.2023

Lisätietoja tietosuojasta saa tietosuojavaltuutetun toimistosta:
www.tietosuoja.fi